Alle kursusarrangementer bør, af bevismæssige grunde, bekræftes skriftligt overfor bestilleren. 

For at sikre sig bedst muligt, skal bekræftelsen indeholde nøje angivelse af: 

• Dato og tidspunkt for arrangementet
• Den aftalte menu
• Størrelsen af reservationsgebyr eller depositum
• Omfanget af de faciliteter der stilles til rådighed
• Ved overnatning antallet af værelser

Endvidere bør afbestillingsvilkårene være aftalt. Hvis ikke andet er aftalt, vil branchens kutymer for kurser og konferencer, der fremgår af brochuren ”Hvad man bør vide”, blive lagt til grund.'

Uddrag fra 'Hvad man bør vide':

Kurser og konferencer – afbestilling i tide 
§9
Afbestilling af hele kurset eller konferencen kan rettidigt ske skriftligt inden seks uger før kursets/konferencens afholdelse.

Enhver form for reduktion i kurset/konferencen på op til 35 pct. - herunder i antallet af mødedeltagere eller i arrangementets tidsrum – skal rettidigt ske skriftligt, senest tre uger før arrangementet finder sted.

Kurser og konferencer – krav på godtgørelse
§10
Ved afbestillingen senere end seks uger før arrangementet skulle finde sted, kan hotellet m.v. kræve en godtgørelse, der svarer til 65 pct. af prisen for de bestilte ydelser.

Ved reduktion på mere end 35 pct. i antallet af deltagere eller ved reduktion senere end tre uger før arrangementet skal finde sted, kan hotellet m.v. vælge

• At betragte hele arrangementet som afbestilt og kræve en godtgørelse, der svarer til 65 pct. af prisen for de oprindeligt bestilte ydelser, eller 
• At gennemføre arrangementet med fuld betaling for enhver reduktion, der ikke er meddelt hotellet m.v. rettidigt på skrift.

§11 
Hotellet m.v. kan, ved forevisning af regning kræve, at gæsten trods rettidig afbestilling betaler for ydelser, der ikke kan afbestilles - f.eks. musik, kontorartikler, apparatur og lignende.

§12 
Ved manglende fremmøde (no show) har hotellet m.v. krav på at tage fuld pris for hele kurset/konferencen.