I forbindelse med overenskomsten 2025-2028 har HORESTA Arbejdsgiver og 3F Privat Service, Hotel og Restauration lavet en fælles skabelon til en aftale mellem arbejdsgiver og tillidsrepræsentant.

Aftalen omhandler, hvordan ansvaret fordeles, når tillidsrepræsentanten bruger virksomhedens it-systemer til at behandle personoplysninger – for eksempel i forbindelse med personalesager eller klager.

Datatilsynet har fastslået, at tillidsrepræsentanten (eller dennes forbund) vil være dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger, som foretages under udførelsen af tillidshvervet. Såfremt tillidsrepræsentanten anvender arbejdsgiverens it-systemer ved udførelsen af sit hverv som tillidsrepræsentant, vil arbejdsgiveren dog være selvstændig dataansvarlig for opbevaringen.

Datatilsynet anbefaler i den forbindelse, at tillidsrepræsentanten og arbejdsgiver indgår en aftale om ansvarsfordelingen ved datasikkerhedsbrud, herunder hvordan arbejdsgiver skal assistere tillidsrepræsentanten eller dennes forbund i forbindelse med krænkede medarbejderes henvendelser.

HORESTA Arbejdsgiver og 3F PSHR har, som følge af anbefalingen fra Datatilsynet, udarbejdet en aftale-skabelon, som regulerer ansvarsfordelingen mellem arbejdsgiver og tillidsrepræsentanten, når tillidsrepræsentanten benytter arbejdsgivers it-systemer i forbindelse med eksempelvis personaleklager, personalesager og andre personfølsomme oplysninger vedrørende medarbejdere på virksomheden.

En anbefaling – ikke en pligt
HORESTA anbefaler, at standardaftale om ansvarsfordeling (BILAG A) indgås.

Det følger af Hovedoverenskomsten Del I § 12, stk. 1, 4. afsnit, at tillidsrepræsentanten skal have den nødvendige adgang til it i forbindelse med udførelsen af sit tillidshverv. Som overenskomstbærende virksomhed er det dog frivilligt både at udarbejde en aftale, som regulerer ansvarsfordelingen og frivilligt at indgå aftalen i overensstemmelse med vedhæftede skabelon. 

Formålet med aftalen
Formålet med aftalen er at sikre, at virksomheden yder den nødvendige, tekniske hjælp til tillidsrepræsentanten med henblik på:

• Håndtering af den implicerede medarbejders rettigheder
• Håndtering af eventuelle sikkerhedsbrud
• Fortrolighed omkring personoplysninger

Alt sammen sådan, at virksomhedens praksis er i overensstemmelse med de dataretlige beskyttelsesregler.

Rækkevidden af aftalen og opsigelse
Det er en forudsætning for brugen af aftalen, at tillidsrepræsentanten arbejder på arbejdsgivers it-systemer under udførelse af tillidshvervet. Aftalen forudsætter også, at tillidsrepræsentanten er dataansvarlig i forhold til sit tillidshverv, og at arbejdsgiver er ansvarlig for den tekniske opbevaring af data.

Aftalen tager blandt andet stilling til:

• Virksomhedens adgang til personoplysninger, som bliver behandlet af tillidsrepræsentanten på arbejdsgivers it-systemer
• Virksomhedens og tillidsrepræsentantens underretningspligt ved datasikkerhedsbrud
• Tillidsrepræsentantens anmeldelsespligt til Datatilsynet mv.

Overenskomstens parter anbefaler, at aftalen tiltrædes lokalt på virksomheden, med mindre at der er indgået en anden aftale.

Tillidsrepræsentanten og arbejdsgiver kan dog til hver en tid skriftligt opsige aftalen med 6 måneders varsel til udgangen af en kalendermåned.

Manglende efterlevelse af aftalen vil ikke kunne forfølges fagretligt og vil ikke medføre overenskomstbrud.

Skabelon for standardaftalen (BILAG A) kan findes her

HORESTA bemærker, at ovenstående nyhedstekst ikke kan erstatte juridisk rådgivning, og medlemmer kan kontakte HORESTA for rådgivning på [email protected] og 35 24 80 40.

ADVOKATFULDMÆGTIG

Katharina Ehlert Barner Bernhardtsen

Tlf. +45 30 93 49 53

[email protected]